Wussten Sie schon, dass es intelligente Besprechungsprotokolle gibt? Das sind solche, die nicht mit einem Textprogramm geschrieben und dann in PDF konvertiert worden sind, sondern solche, die gleich mit WINPLAN++ online erfasst sind. Und das funktioniert folgendermaßen:
 
Zuerst legen Sie den Kopf des Protokolls an. Dort hinterlegen Sie den Grund der Besprechung, den Ort, das Datum und die Uhrzeit. Ferner stellen Sie die Anwesenheit fest. Da in einem mit WINPLAN++ online verwalteten Projekt alle Beteiligten bekannt sind, müssen Sie diese nur ankreuzen.
 
Auf Knopfdruck sehen Sie nun, welche Tagesordnungspunkte (TOPs) seit der letzten Sitzung erledigt wurden und welche nicht. Die unerledigten werden auf Wunsch direkt wieder dem aktuellen Protokoll hinzugefügt.
 
Jeder TOP wird in WINPLAN++ online als eigener Eintrag in der Datenbank erfasst. Dazu gehören das Thema, die Beschreibung, der Verfasser sowie der Zuständige.
 
Mittels eines frei definierbaren Workflows kann dann festgelegt werden, wie und bis wann die Aufgabenerledigung erfolgen soll.
 
Die Wiedervorlage zeigt unerledigte Punkte an und bringt sie immer wieder in Erinnerung. Das klassische, im Textverarbeitungsprogramm geschriebene Protokoll, gehört der Vergangenheit an. Das Protokoll ist nun ein „Abfallprodukt“ der Datenbank, die alle unerledigten TOPs in ordentlicher Form ausgibt.